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Welche Möglichkeiten zur Zeiterfassung gibt es?

von Simon Maier | 6. September 2019

Die Pflicht zur Zeiterfassung besteht und es stellt sich die Frage, welche Formen der Zeiterfassung sich für das eigene Unternehmen eignen. Die Entscheidung wie Arbeitszeiten erfasst werden - ob handschriftlich oder maschinell - kann jeder Arbeitgeber selbst entscheiden. Ab einer gewissen Mitarbeiteranzahl ist die softwareunterstützte Erfassung von Arbeitszeiten allerdings meist ein gesetzter Standard.

Foto Zeiterfassung

Doch welche Möglichkeiten und zur Arbeitszeiterfassung gibt es überhaupt? Wir stellen vier Varianten vor:

  1. Digitale Zeiterfassung per Online-Tool
  2. Manuelle Zeiterfassung per Stundenzettel
  3. Digitale Zeiterfassung mit Excel
  4. App

1. Digitale Zeiterfassung per Online-Tool

Für kleine- und mittlere Unternehmen, Praxen, Büros, Handwerker und Kanzleien mit mehr als drei Mitarbeitern ist es in der Regel sinnvoll, eine professionelle und digitale Lösung zur Arbeitszeiterfassung einzusetzen. Mit einem digitalen Hilfsmittel sparen sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer wertvolle Zeit bei der Abrechnung am Monatsende. Zudem lassen sich Fehlerquellen bei der Abrechnung auf ein Minimum reduzieren. Mittlerweile gibt es einige Anbieter, die Tools zur digitalen Zeiterfassung zur Verfügung stellen. Viele große Unternehmen setzen dabei auf bekannte und vielseitig einsetzbare Lösungen wie SAP. Für kleine und mittlere Unternehmen dagegen stellen die Angebote der IT-Giganten aufgrund des hohen Anschaffungs- und Wartungspreises in der Regel keine Option dar. Für die meisten Kleinunternehmen überwiegen daher die Vorzüge eines Online-Dienstes, der die Basis-Funktionen zur Zeiterfassung anbietet.

Einer der großen Vorteile eines Online-Dienstes ist, dass keine kostspielige Software eingekauft und auf stationären Rechnern installiert werden muss. Die Anmeldung zum Tool erfolgt in der Regel auf einem beliebigen Endgerät. Allerdings sollte darauf geachtet werden, dass das Rechenzentrum des Betreibers in Deutschland verortet ist, die Daten verschlüsselt übertragen werden und die Lösung EU-DSGVO konform ist.

Unter Verwendung eines digitalen Tools haben sowohl Führungskräfte als auch Mitarbeiter stets einen Überblick, wer zu welchem Zeitpunkt gearbeitet. Am Ende des Monats spart das Tool die häufig aufwendige und zeitintensive Auswertung von Stundenzetteln oder Excel-Tabellen. Arbeitszeiterfassung.com bietet hier ein Tool zur digitalen Zeiterfassung und ist die Empfehlung für kleine und mittlere Betriebe, die Arbeitszeiten einfach und ohne Schnickschnack digital erfassen und für sich und ihre Mitarbeiter zukunftsfähig bleiben möchten. Auch hier ist ein individueller Zeitnachweis ist jederzeit online abrufbar und kann zur Ablage als PDF heruntergeladen und ausgedruckt werden. Eine 30-tägige kostenlose Testversion finden Sie unter: Konto erstellen

2. Der Stundenzettel – jetzt online und kostenlos generieren:

Bewährtes und bekanntes Mittel zur handschriftlichen Dokumentation von Arbeitszeiten ist der sogenannte „Stundenzettel“. Ein Stundezettel lässt sich in Form einer einfachen Tabelle erstellen. Eingetragen werden Arbeitsbeginn und Ende sowie die reine Arbeitszeit. Am Ende einer Abrechnungsperiode kann der Arbeitgeber die Arbeitsstunden eines jeden Arbeitnehmers zusammenrechnen und so überprüfen, wie viele Arbeitsstunden abgeleistet wurden.

Mit diesem einfachen und kostenlosen Tool können Sie mit wenigen Klicks einen Stundenzettel online als PDF erzeugen. Tragen Sie für einfach Monat (als Zahl) und Jahr ein, Name der Firma und der Mitarbeiter sind optional. Dieser individualisierte Stundenzettel dient als einfache Vorlage, kann digital abgespeichert und beliebig häufig ausgedruckt werden.

Zum kostenlosen Stundenzettel-Generator

3. Arbeitszeiterfassung mit Excel

Excel ist nach wie vor ein beliebtes Tool für die Erfassung der Arbeitszeiten. Auf nahezu jedem PC ist Excel standardmäßig installiert und bietet verschiedene Funktionen, um Zeiten übersichtlich zu dokumentieren. Vor- und Nachteil sind zugleich, dass Zeiten auch im Nachhinein sehr einfach veränderbar sind. Bei der Verwendung von Excel für die Zeiterfassung müssen die Mitarbeiter genau angeleitet werden, wie die einzelnen Funktionen zu verwenden sind. Bei Excel-Tabellen ist die Vermeidung von Fehlerquellen innerhalb der Tabellen sowie bei der Bedienung wichtig, um eine korrekte Dokumentation von Arbeitszeiten sicherzustellen.

4. Die App

Der vermutlich größte Vorteil einer App ist, dass Mitarbeiter auch unterwegs ihre Arbeitszeiten erfassen können – vorausgesetzt Mitarbeiter befinden sich häufiger auf Dienstreise oder im Außendienst. Der Faktor „Vertrauen“ spielt bei der Verwendung einer App zur Zeiterfassung eine große Rolle. Hier kann der Arbeitgeber meist kaum überprüfen, wann die Mitarbeiter eingestempelt haben und ob dieser Zeitpunkt mit dem tatsächlichen Arbeitsbeginn übereinstimmt.